Contexto
La creación de un departamento de Compras en 2017 nos permitió realizar un inventario de los procesos de asignación de gastos de las unidades de negocio presentes en Francia: errores de facturación, tarifas erróneas o dispares, la no aplicación de las condiciones de tarificación del Grupo, dependencia económica de ciertos Proveedores difíciles de gestionar... Esta observación llevó a nuestro Cliente a adquirir un sistema Procure-to-Pay (P2P) que le permitió controlar mejor sus costes y sus relaciones con los proveedores, y reforzar así el profesionalismo de su actividad de Compras.
CKS tuvo el cometido de acompañar el despliegue y el cambio del Grupo.
Objetivos
- Desplegar la herramienta en toda Francia
- Establecer un patrocinio del Proyecto
- Concienciar a los usuarios finales del valor añadido de la solución, teniendo en cuenta los perfiles dispares
- Preparar el despliegue a nivel europeo del sistema en 13 países diferentes
Trabajos realizados
- Comunicación:
- Definición del método de comunicación
- Diseño de los medios de comunicación: newsletters, memorandos, videos en YouTube, documento de preguntas frecuentes (FAQ), etc.
- Establecimiento de una red local de usuarios (“key users”)
- Organización y realización de reuniones semanales con gerentes locales para la transmisión de mensajes clave a los consumidores
- Formación:
- Definición de los métodos de formación y diseño de los soportes basados en la realización de casos reales
- Organización y realización de formaciones presenciales en más de 90 “Business Units” francesas
- Despliegue europeo:
- Revisión sobre la preparación del despliegue europeo
- Apoyo a la construcción de un kit de despliegue del "core model"
Resultados
A finales de 2019:
- 650 usuarios finales formados en 9 meses (solicitantes, contables, vendedores, gerentes, ...)
- Un proyecto patrocinado por los directores de las unidades de negocio locales
- Un 90% de armonización de facturas y órdenes de compra de manera automática
- 97% de las solicitudes de compra validadas en cantidades consistentes (fiabilidad del proceso de adquisición)
- Más de 2.000 cuentas de Proveedores registradas
