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GRUPO CKS

ENERO 2019

El impacto de la Inteligencia Artificial en el Control de la Gestión de Compras

La inteligencia artificial (IA) es una realidad cada vez más tangible para las organizaciones privadas y públicas. Muchos departamentos de compras se preparan para la llegada de esta corriente tecnológica que, una vez superados los primeros obstáculos, los transformará profundamente.

Los procesos de compra (S2C y P2P) manejan naturalmente un gran volumen de datos. Se encuentran en la confluencia de otros procesos de igual intensidad de datos (calidad, cumplimiento, contabilidad, ventas, etc.).

Sin embargo, los datos son el principal combustible de la inteligencia artificial. La IA puede extraer información relevante de una gran cantidad de datos e identificar una ruta lógica. La IA es una "nueva frontera" en el apoyo para la toma de decisiones.

Así, podemos imaginar que el Control de Gestión de Compras se equipará rápidamente con estas nuevas tecnologías y afirmará de forma significativa un posicionamiento muy tímido hoy en día.

De esta manera, podemos imaginar que el Control de Gestión de Compras se equipará rápidamente con estas nuevas tecnologías y se probará de manera significativa con un posicionamiento muy tímido hoy en día en el mercado.

El control de gestión de Compras "Amplificado".

Hasta hace poco, el control de la gestión de compras se encontraba con varias dificultades que obstaculizaban su desarrollo:

1.           Tener acceso, en tiempo real, a datos de varias fuentes (incluyendo fuentes externas)

2.           Limpiar y conciliar datos de calidad muy heterogénea

3.           Automatizar y mantener una serie de procesos

4.           Producir y comunicar análisis, incluyendo análisis predictivos e incluso "prescriptivos".

 

La buena noticia es que la convergencia de las tecnologías "Big data", "ETL", "AI" y "Data visualización" permite eliminar todos estos obstáculos.

Nuestra opinión es que el coste medio de implementación de una solución de soporte a la decisión, orientada a Compras, se divide por 5 o 10. En todo caso, es posible considerar que esta solución podría haberse desarrollado con las tecnologías de ayer....

Recientemente hemos "amplificado" una solución de toma de decisiones inteligente. En tres meses. Hemos movilizado las siguientes tecnologías:

 

1.           API, Open Data y Big Data orquestador:

La implementación de un orquestador de API nos ha permitido acceder a una amplia variedad de datos, incluyendo datos externos a la organización (Open Data). Estos datos, que alcanzaban rápidamente un volumen significativo (Big Data), se almacenaban en la "nube" para liberarse de cualquier restricción relacionada con las infraestructuras.

2.           ETL

La implementación de la tecnología ETL (Extract, Transform and Load) es la oportunidad que se nos ha brindado para limpiar, "enderezar", consolidar datos brutos de diversas fuentes e industrializar estos procesos.

3.           IA

Utilizamos algoritmos de inteligencia artificial para analizar los datos y buscar patrones recurrentes (Machine Learning) .... Como resultado, muchas actividades relacionadas con la medición del rendimiento de las compras se han automatizado.

4.           Visualización de datos (análisis descriptivo, predictivo, prescriptivo)

El propósito de un sistema de toma de decisiones es producir indicadores para entender lo que ha sucedido (Descriptivo), lo que puede suceder (Predictivo) y lo que es apropiado hacer (Prescriptivo). Las nuevas soluciones de "visualización de datos" implementadas ya permiten producir fácilmente cuadros de mando y disponer de análisis descriptivos o incluso predictivos.

 

La implantación de estas nuevas tecnologías está transformando significativamente la forma en que se informa de la función de Compras, el diálogo entre ésta y las demás funciones de la organización (en particular la función "Finanzas") y fundamentalmente su posicionamiento.

Sin duda, el papel del Control de Gestión de Compras se verá reforzado. Como interfaz real con los Departamentos afectados por las Compras, él será la fuerza motriz detrás de la implementación de estas soluciones de toma de decisiones.

Pronto surgirán necesidades de formación y contratación. Cuando existen (lo que sigue siendo raro), los responsables de la gestión no están familiarizados con las nuevas posibilidades que se les ofrecen y menos aún con las técnicas de "Etiquetado de datos", "Aprendizaje automático" o "Aprendizaje no supervisado"....

¿Qué camino seguir?

Como siempre que surgen nuevas tecnologías, las organizaciones (públicas o privadas) tienen diferentes vías de adopción. Algunos toman un camino cauteloso, dando pequeños pasos, otros toman caminos más ambiciosos, pero más peligrosos, otros finalmente dejan que el primero allane el camino.

Los proyectos de e-Sourcing y eProcurement, lanzados a principios de los años 2000 con la aparición de la Web, marcaron una ruptura con los del siglo pasado. Los proyectos faraónicos han dado paso a enfoques mucho más razonables, guiados por las expectativas de los "negocios".

Hoy en día, casi todas las soluciones del mercado están disponibles en modo SaaS, permiten controlar los costes de mantenimiento, pero dejan una pequeña parte a desarrollos específicos.

Las nuevas tecnologías que ahora están disponibles no sólo ofrecerán un nuevo campo de posibilidades desde un punto de vista "funcional", sino que también permitirán una reducción significativa de los costes de TI, al tiempo que darán mucha más agilidad al Sistema de Información. Se puede construir muy rápidamente y, al igual que un "Lego", sus ladrillos se pueden modificar para satisfacer las necesidades de la organización. El Sistema de Información se convierte en un verdadero activo competitivo.

Aunque es importante no perder el tren, recomendamos un enfoque progresivo, ya que los impactos en el SI y también en el negocio son potencialmente significativos.

Para comprender este nuevo "vehículo" tecnológico y todas sus posibilidades se necesita tiempo y un poco de retrospectiva. Por cierto, como hemos escrito más adelante, estas soluciones son estructuralmente escalables y las desventajas de un enfoque "ágil" se reducen.

Por lo tanto, recomendamos comenzar con la construcción de cuadros de mando sencillos, pero con un impacto real en el negocio. Se trata de impactar e iniciar el proceso de transformación con todo el apoyo, empezando por el de la Dirección General.

Por ejemplo, hemos optado por diseñar soluciones que integran datos (internos o externos) que hasta ahora raramente se han conciliado porque proceden de fuentes "distantes" entre sí. Una vez creados los puentes, aumentamos gradualmente la profundidad y el uso de los análisis.

 

Las perspectivas de ganancias inmediatas (así como el interés en comprender las tecnologías y los métodos de trabajo que pronto serán inevitables) justifican ampliamente una inversión. Como cualquier "revolución", es importante integrar estos impactos en la trayectoria estratégica de la función de Compras, especialmente en términos de plan maestro de SI y de gestión del cambio.

 

 

REFERENCIAS