Contexte
La mise en place d’un service Achats en 2017 a permis de réaliser un état des lieux sur les processus d’engagement des dépenses des « Business Units » présentes en France : erreurs de facturation, tarifs erronés ou disparates, non application des conditions tarifaires du groupe, dépendance économique de certains fournisseurs difficile à piloter… Ce constat conduit notre Client à se doter d’un SI Approvisionnements (P2P) lui permettant de mieux maitriser ses coûts, sa relation Fournisseurs et de renforcer la professionnalisation de son activité Achats.
CKS est mandaté pour accompagner le déploiement et le changement au sein du Groupe.
Objectifs
- Déployer l’outil sur toute la France
- Mettre en place un sponsoring du Projet
- Sensibiliser les utilisateurs finaux à la valeur ajoutée de la solution en tenant compte des profils disparates
- Préparer et conduire le déploiement de l’outil dans 13 pays européens
Travaux réalisés
- Communication :
- Définition du dispositif de communication
- Conception des supports de communication : newsletters, mémos, vidéos Youtube, FAQ,…
- Constitution d’un réseau local de référents (« key users »)
- Organisation et animation de points hebdomadaires avec les référents locaux pour transmission des messages clefs aux utilisateurs finaux
- Formation :
- Définition du dispositif de formation et conception des supports axés sur la réalisation de cas réels
- Organisation et animation des formations en présentiel dans plus de 90 "Business Units"
- Déploiement européen :
- Réflexion sur la préparation du déploiement européen
- Appui à la construction d’un kit de déploiement du "core model"
Résultats
Au terme de l’année 2019 :
- 1650 Utilisateurs finaux formés en 9 mois (Demandeurs, Comptables, Vendeurs, Responsables,..)
- Un projet sponsorisé par les référents locaux
- 90% de rapprochement automatique des factures et des bons de commande
- 97% des DA sont désormais validées avec des montants cohérents (fiabilisation du processus d'engagement)
- Plus de 2000 comptes Fournisseurs enregistrés
