Contextes et objectifs
Dans un contexte de croissance importante de ses activités, ce Groupe, dont les entités ont qualité de Pouvoir Adjudicateur, d'Entité Adjudicatrice mais aussi d'Entreprise privée, souhaite mutualiser sa fonction Achats.
Pour asseoir la nouvelle organisation Achats et autoriser une réelle mutualisation des compétences et ressources, la Direction Générale décide de mettre en oeuvre la solution OPC© et ainsi :
- Guider les acheteurs de telle sorte qu'ils respectent les procédures externes (ex: Seuils, étapes, ...) et internes (Ex: Réunions, contrôles, documents types) applicables à chaque entité "cliente" du service Achats
- Faciliter le travail des acheteurs en leur offrant une aide à la définition de leurs stratégies d'achats
- Disposer d'un reporting consolidé, tant sur l'activité que sur le degré de mutualisation ou sur la performance RSE des Achats
Fonctionnalités retenues
Les fonctionnalités d'OPC© utilisées :
- Programmation et gestion collaborative des procédures de passation
- Aide à la définition des stratégies d'achats
- Cartographie des procédures et de l'activité attachée
Approche retenue
Au terme d'un projet "flash" (3 ateliers de travail) conduit sur une période d'un mois :
- La solution est paramétrée (Référentiels, profils d'authorisations, procédures, ...)
- Les utilisateurs sont formés
- Le système d'authentification unique (SSO) est mis en oeuvre
Résultats obtenus
La saisie systématique des procédures dans OPC© permet de rendre compte de l'activité (soutenue) de l'équipe en charge des achats du Groupe. Elle permet également d'anticiper les pics de charge et d'organiser le travail. Elle permet, enfin, de produire le reporting RSE attendu par la gouvernance de l'entreprise.
Grâce au module "Stratégie d'achat", dont l'usage s'est très fortement développé au sein des équipes, les acheteurs développent une collaboration nouvelle avec leurs Clients internes.
