En 2019, el término "digitalización" se ha convertido en una palabra de moda para la industria de las compras. A pesar del éxito general, la mayoría de las organizaciones españolas todavía confían en las viejas técnicas de adquisición para gestionar su actividad, como los archivos de Excel.
De hecho, muchos todavía no entienden bien lo que significa realmente digitalizar las adquisiciones y, sin embargo, los profesionales de las adquisiciones saben que la actualización de sus herramientas actuales parece inevitable para mantenerse al día con la industria.
El aprovisionamiento ha cambiado....
Tener éxito en una palabra globalizada es difícil. Las empresas españolas se enfrentan directamente a la creciente competencia global, a la volatilidad de los precios y a las presiones de reducción de costes, por lo que una estrategia de aprovisionamiento centrada en la tecnología digital resulta fundamental para el éxito empresarial. Las adquisiciones no se limitan a negociar el mejor acuerdo posible para la organización, sino que tienen por objeto proporcionar información valiosa para mejorar el rendimiento general de la organización.
Otro hecho digno de mención es que la mayoría de los compradores también se están convirtiendo poco a poco en nativos digitales. Como consecuencia, esperan que sus herramientas profesionales sean tan eficientes e intuitivas como las que utilizan a diario. El aprovisionamiento también se enfrenta a una explosión de datos disponibles generados a lo largo del ciclo de vida de la compra. La mayoría de estos datos no se pueden aprovechar sin una solución digitalizada. Algunos podrían suponer que las soluciones modernas son más adecuadas para las grandes empresas, ya que son complejas de usar y costosas. Sin embargo, con la explosión de las soluciones SaaS y las continuas inversiones privadas realizadas, vemos un número creciente de alternativas asequibles.
Situación actual de España
A lo largo de los años, hemos notado varias cosas con respecto a las organizaciones de compras españolas. Nuestra experiencia nos dice que algunas de las empresas más grandes siguen gestionando las adquisiciones con hojas de cálculo. Siguen enviando órdenes de compra por correo postal e introduciendo manualmente los detalles en las facturas en formato PDF.
Basándonos en nuestra experiencia en España, estimamos que más del 60% no tienen herramientas o dependen principalmente de sistemas improvisados que utilizan Microsoft Office, para la asignación de flujos de trabajo y la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM).
Sólo unos pocos han empezado a utilizar programas informáticos de adquisiciones con el objetivo de integrar todas las herramientas necesarias para las adquisiciones en una plataforma racionalizada y centralizada.
En el pasado, los ejecutivos responsables del abastecimiento, la contratación, las compras y los pagos han medido el éxito principalmente en su capacidad para sacar los ahorros de la cadena de valor. Sin duda, la reducción de costes sigue siendo tan crucial hoy como siempre. Pero con el advenimiento de las redes digitales, los jefes de compras descubren que ahora tienen una oportunidad exponencialmente mayor de crear valor.
Los beneficios económicos y estratégicos de la digitalización de las adquisiciones son reales, pero la proliferación de tecnologías en competencia ha dificultado que las empresas sepan por dónde empezar.
Ventajas de la digitalización de las adquisiciones
Es fácil perderse en este ciclo de publicidad tecnológica. Muchos profesionales del Marketing están promoviendo el futuro del aprovisionamiento con nuevos y elegantes términos tecnológicos y, como especialista en aprovisionamiento, a menudo resulta difícil comprender de inmediato el impacto inmediato en el flujo de trabajo de su organización.
En la actualidad, los equipos de adquisiciones modernos aprovechan los datos para actualizar en tiempo real las transacciones y las actividades financieras de toda la organización. Se enfrentan a datos internos y externos para encontrar nuevas perspectivas y mejorar aún más su rendimiento. Todo el proceso está impulsado por técnicas de visualización de datos que le ayudan a entender más fácilmente sus datos.
Con la adopción de soluciones digitalizadas, nos dimos cuenta de que los equipos de aprovisionamiento pasaron de las operaciones de aprovisionamiento tradicionales a la contratación estratégica.
Las tecnologías digitales ayudan a las adquisiciones a aumentar la colaboración y el compromiso a lo largo de toda la cadena de valor de las adquisiciones, desde la planificación y el abastecimiento hasta las negociaciones de contratos, la entrega de pedidos, el pago y la gestión de proveedores.
Las empresas que aprovechen las nuevas herramientas para mejorar la colaboración con todas las partes interesadas mejorarán su velocidad y agilidad, reduciendo el tiempo que transcurre entre la orden de compra y la facturación. La automatización de los procesos de compra, a su vez, reducirá la cantidad de tiempo que los equipos de aprovisionamiento dedican a pagar las facturas y liberará tiempo para un trabajo más estratégico, como la identificación de proveedores más pequeños e innovadores. Aquellos que esperan para digitalizar las adquisiciones corren el riesgo de ser superados por rivales más ágiles.
Las organizaciones españolas han tardado en adoptar las tecnologías digitales en la contratación pública por varias razones:
- Muchos han tenido una mala primera experiencia en la implementación de soluciones digitales.
- El retorno de la inversión (ROI) no está claro
- El equipo ejecutivo no entiende por qué la adquisición debe ser una prioridad estratégica
Cómo digitalizar sus compras
Los beneficios económicos y estratégicos de la digitalización de las adquisiciones son reales, pero la proliferación de tecnologías en competencia ha dificultado que las empresas sepan por dónde empezar. Creemos en un enfoque estructurado para reunir los datos y la cultura de su empresa y crear las bases de una estrategia de adquisición digital exitosa.
El ejemplo de CKS
Hemos desarrollado soluciones especialmente diseñadas para las organizaciones de aprovisionamiento. De hecho, hemos creado herramientas que no requieren una preparación significativa de datos o sistemas, que pueden ayudar a producir resultados en cuestión de semanas. Por ejemplo, nuestra última solución llamada OPC ayuda a los equipos de aprovisionamiento a gestionar mejor el personal de trabajo durante los procesos de compra.
Estas soluciones pueden integrarse con su infraestructura actual, así que llamémoslo una evolución en lugar de una revolución.
Recomendamos a los profesionales de Compras que comiencen con una pequeña herramienta de compras con un historial comprobado. Básicamente, preferimos el enfoque "cauteloso". Además, insistimos en no subestimar el proceso de transformación, las compras son un campo especializado que requiere experiencia. Un despliegue fallido puede disuadir a los equipos de liderazgo de realizar más inversiones.
