contexto
Para mejorar la eficiencia y generar ahorros tangibles, el grupo opta por realizar un diagnóstico de sus funciones de Compras y Adquisiciones.
Objetivos
Los objetivos asignados a la misión, tal como los define la Gerencia General de la empresa, son:
- Modelar procesos y procedimientos para mejorar la eficiencia en las adquisiciones y compras
- Identificar las palancas claves y modelar las ganancias en los principales segmentos de gasto
- Definir los modos de control, así como los indicadores para la gestión del rendimiento en compras y suministros
- Formalizar el plan maestro, con los impactos organizacionales actualizados, con el fin de implementar un Sistema de Información (SI) de adquisición capaz de administrar las licitaciones, la relación con el proveedor, los contratos y la administración de los ahorros.
Medios
Para completar la misión asignada, los consultores de CKS llevaron a cabo las siguientes acciones:
- Realización del diagnóstico:
- Cartografía de la organización Compra - Suministro
- Estudio de organigramas, hojas de trabajo e intercambios entre diferentes departamentos
- Mapeo de gastos
- Mapeo de procesos y procedimientos
- Recolección y estudio de las expectativas de los actores del proceso de Adquisiciones
- Desarrollo de recomendaciones:
- Evaluación de diferentes escenarios organizacionales de la función Compras
- Identificación de depósitos de ahorro y palancas claves asociadas
- Modelado de procesos y procedimientos objetivo
- Formalización de una política de compras
- Implementación de un plan de acción de 3 años
- Asistencia en el despliegue del plan de acción:
- Asistencia operacional
- Identificación de riesgos, impactos y resistencia al cambio
- Gestión del proyecto, seguimiento del progreso
- Resumen y balance de las ganancias generadas
Resultados
Al final de la misión, se obtuvo un ahorro medio del 5% entre las diferentes categorías de compra. Las principales acciones implementadas son las siguientes:
- Un referencial de proveedores único, enriquecido y compartido
- Una base de artículos común, completa y funcional
- Una biblioteca contractual asociada a un proceso colaborativo de redacción de nuevos contratos
- Estrategias de compra formalizadas para cada categoría
