Contexte
Préalablement à l’acquisition et à la mise en œuvre d’un SI Approvisionnements, les services de CKS sont retenus pour conduire un chantier d’harmonisation des processus « Procure-to-Pay » (P2P) des différentes entités du Groupe. Ce travail a pour objet de :
- Faire converger les processus et procédures des différentes entités et filiales du Groupe, vers un socle commun
- Formuler une expression de besoins, aussi précise que possible, à l’attention des principaux éditeurs du marché
- Identifier les enjeux en matière de conduite du changement
- Associer, très en amont, les principaux acteurs du processus P2P au Projet de changement de SI
Travaux réalisés
- Inventaire et cartographie des processus existants, dans les différentes entités.
- Inventaire et cartographie des SI P2P, identification des fonctionnalités propres à telle ou telle entité
- Identification et priorisation des enjeux de convergence vers un processus "commun"
- Conduite d'ateliers de travail, avec chaque entité, pour identifier et qualifier les éventuels freins à une convergence
- Analyse des impacts par population actrice du processus P2P (Demandeurs, Managers, Acheteurs, Approvisionneurs, Contrôleurs de Gestion, Comptables, ...)
- Analyse des impacts sur les organisations (notamment liés à une centralisation du traitement des factures)
- Modélisation des processus (cibles et transitoires)
- Formalisation du besoin aux fins de consulter les principaux éditeurs de solutions P2P
- Rédaction du dossier de consultation (Contrat, annexe financière, cadre de réponse, ...)
- Aide à la conduite de la consultation, des auditions (scripts de démonstrations imposés aux éditeurs) et négociations, à la contractualisation
Résultats
- De nouveaux processus, dûment formalisés et validés (une convergence vers des processus communs)
- Une trajectoire de Projet validée par toutes les entités du Groupe
- Un cahier des charges, une matrice d’exigences fonctionnelles, pour une consultation des principaux éditeurs de solutions e-Procurement
- Une solution e-Procurement retenue, sur le périmètre fonctionnel :
- Recueil et traitement des besoins
- Pré-référencement et référencement de produits – Gestion des catalogues
- Gestion des commandes et des réceptions
- Traitement des factures
- Gestion des litiges
- Suivi du budget
- Pilotage de l’activité
