Étude de cas

NOVEMBRE 2019

Un poids lourd de l’industrie européenne délègue la gestion de ses catalogues électroniques aux équipes CKS Outsourcing

Soucieux de développer l’usage de la solution eProcurement qu’il a mise en place (Ivalua Buyer), un important acteur du secteur de l’énergie confie aux équipes de CKS Outsourcing la gestion de l’ensemble de ses catalogues électroniques.

Quelques chiffres

+ 150 000 +100 +80
Commandes par an Catalogues Fournisseurs

 

Une promesse de gains trop souvent contrariée

De nombreuses entreprises ont choisi de mettre en œuvre un Système d’Information « eProcurement » (P2P) et développé l’usage des catalogues électroniques. Les bénéfices attendus (et constatés) sont nombreux :

  • Dématérialisation complète des circuits d’approbation des engagements
  • Amélioration du confort de commande (ex: Recherche sur mots clefs, paniers types, mention des articles indisponibles à la commande, possibilités de comparaison d’articles, ...)
  • Réduction des erreurs de saisie (ex: Quantités, conditionnements, adresses de livraisons, ...)
  • Réduction de la charge de travail liée à la saisie de la commande dans le SI « ventes » du fournisseur
  • Automatisation et allégement de certaines tâches (Réceptions, factures, ...)
  • Réduction des délais d’approvisionnements
  • Respect des procédures internes (ex: Minimums de commandes, ...)
  • Amélioration des imputations analytiques et réduction de la charge de travail induite par les besoins de redressement de celles-ci
  • Réduction des achats « dissidents » (« maverick purchasing ») 
  • Maîtrise des budgets et des consommations
  • Reporting « fin » sur les articles commandés (i.e. Capacité à consolider les stratégies d’achats, pouvoir de négociation accru)
  • ...

Cependant, ces espoirs de gains peuvent être vite douchés si :

  • L’offre sur catalogues électroniques est insuffisante
  • La recherche sur catalogues ne fonctionne pas
  • Les photos ou fiches techniques des articles ne sont pas renseignées
  • L’offre des fournisseurs n’est plus d’actualité
  • ...

Il est donc essentiel que :

  • Les fournisseurs soient accompagnés et « montent à bord » (Rappel des termes commerciaux qui président à l’usage de leurs catalogues, bompréhension des circuits de mise à jour de leurs offres, maîtrise des protocoles techniques de chargement de leurs catalogues, ...)
  • Les acheteurs intègrent, aux contrats qu’ils négocient, les exigences attachées à la mise en ligne de catalogues Fournisseurs
  • Les tables de transcodification soient mises à jour pour une parfaite intégration entre le catalogue Fournisseurs, la solution eProcurement ainsi que l’ERP
  • La mise en ligne des catalogues soit accompagnée d’un travail de vérification puis enrichissement des données (Références, prix, descriptions techniques et photos, mots clefs, éventuelles traductions, ...)

Notre Approche

Afin de développer une offre répondant parfaitement aux besoins de nos Clients, nos consultants :

  • Ont conçu et formalisé des protocoles de saisie puis de contrôle des données (ex: Evolution des prix ou des références)
  • Ont développé des outils de traitement de la donnée, lorsque celle-ci doit rapidement être « redressée » ou enrichie
  • Ont mis en place des tableaux de bord, permettant de rendre compte aux Clients de l’activité réalisée, des difficultés rencontrées, des voies de progrès (notamment en terme d’enrichissement des données, de valorisation de certains articles, ...)

Les équipes CKS Outsourcing sont formées aux modules d’intégration des catalogues électroniques des principales solutions eProcurement du marché (Ici Ivalua Buyer). Elles maîtrisent les principales langues utilisées par nos Clients et leurs fournisseurs (Anglais, français, espagnol, allemand, italien, ...) Industrialisation des process, disponibilité, écoute et réactivité sont les piliers de notre offre de services.

Autres services inclus dans la prestation CKS

  • Prise en charge de l'intégration en Punch'Out: gestion de projet, interface technique avec le fournisseur, suivi et maintenance de l'interface
  • Personnalisation / ajouts de règles de gestion au standard: prise en compte de spécificités liés aux contextes de clients
  • Enrichissement des articles par des mots clefs pertinents: analyse à la demande du fournisseur ou de l'acheteur des articles pour lesquels le moteur de recherche n'est pas assez pertinent.
  • Pilotage des fournisseurs: tableau de bord renseingant le « serieux » des fournisseurs sur la qualité de leur import. Pilote le respect des délais/dates de mises à jour contractuellles (relances de fournisseurs,...)
  • Analyse du « hors catalogue » pour les fournisseurs titulaires de catalogues, afin d'identifier des besoins mal couverts ou des « contournements » du catalogue par les prescripteurs.

Les résultats obtenus

Une augmentation sensible de l’usage de la solution eProcurement (i.e. Une accélération du retour sur investissement) Une satisfaction des demandeurs et acheteurs, mais aussi des fournisseurs, quant à l’usage du eProcurement
 

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